Dudas frecuentes sobre el registro laboral

Tras la publicación del Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo, se fijó la obligación de todas las empresas de registrar la jornada de trabajo de sus empleados de manera individual, sea cuales sean sus atribuciones, una obligación que también se aplica al teletrabajo.

Este cambio viene motivado por la presión de los tribunales en esta materia, especialmente la Sentencia de la Audiencia Nacional de 4 de diciembre de 2015 había entendido que era obligatorio el registro de la jornada, aunque fue posteriormente anulada por la sentencia del Tribunal Supremo en el año 2017.

¿Qué obligaciones tiene la empresa?

Según el Estatuto de los Trabajadores indica, en su artículo 34.9, que la empresa «garantizará el registro diario de jornada», en el que se deberá indicar el horario concreto de inicio y finalización de la misma.

De esta forma, la empresa está obligado a realizar un registro diario e individual de cada trabajador e indicar el comienzo y final de la jornada de cada día, sin tener por tanto en cuenta las pausas que se hagan a lo largo de la jornada.

Lo que el Real Decreto no recoge es el mecanismo para registrar esa jornada laboral, pudiendo realizarse por cualquier método que la empresa considere más oportuno, siempre y cuando sea objetivo y fiable, lo que ha hecho que existan decenas de aplicaciones para realizar este control horario.

De forma general, el documento de registro debe contener lo siguiente:

• Identidad de la empresa y del empleado.
• Especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo
• Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo
• Firma del representante legal de la empresa
• Recibo del trabajador

Sin embargo, existe normativa laboral sobre qué no puede emplearse para contar las horas. Así, por ejemplo, el Supremo no consideró como válidos los datos registrados por el GPS instalado en el vehículo de los trabajadores, ya que excluía parte del horario de los mismos. Lo mismo ocurrió con la obligación, rechazada judicialmente, que tenía Telepizza para que fueran los propios empleados los que utilizasen sus móviles para realizar el registro.

Tampoco valen los calendarios laborales ni los cuadrantes, puesto que estos documentos lo único que acreditan es la previsión del trabajo, es decir, son documentos realizados antes de la jornada laboral, por lo tanto, no acreditan la jornada finalmente realizada y en consecuencia, la existencia o no de horas extraordinarias.

Si la empresa no lleva el registro laboral de manera adecuada, se considera una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con una sanción económica que va desde 626 hasta 6.250 euros.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el registro de la jornada?

La empresa está obligada a conservar el registro de la jornada durante cuatro años, teniendo que ofrecerlos al trabajador si este en algún momento los solicita.

¿Afecta el registro a todos los trabajadores?

De acuerdo al Ministerio del Trabajo el registro horario se aplica «a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño».

Las únicas peculiaridades o excepciones son las siguientes:

• Relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso se habrá de estar a lo establecido en su normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada de trabajo como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso.
• Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada:
  • Los empleados con contrato a tiempo parcial, para los que ya existe una obligación de registro regulada en el artículo 12.4 del Estatuto de los Trabajadores.
  • Trabajadores que ya cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, y que son los llamados en el propio RD «trabajadores móviles» (transportes por carretera), «trabajadores de la marina mercante» y «trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario, todos ellos como
    consecuencia de diversas Directivas comunitarias».
• Respecto de aquellas otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ambito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos,…, no se aplicará el artículo 34.9 ET y, por tanto, no existirá obligación de registro horario.
• En relación con modos de organización del trabajo que se basan en fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada, incluido el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador, dentro siempre de los límites legales y convencionales aplicables, el registro diario de jornada ni obsta su operatividad ni constituye impedimento alguno a su continuidad o ampliación, considerándose un elemento que garantiza la acomodación a las necesidades empresariales y a los intereses de conciliación de los trabajadores, familiares o de otro tipo.
• Por último, en el caso de las Empresas Temporales de Trabajo (ETT), son las empresas en las cuales se desarrolla el trabajo, y no las ETT las que tienen obligación de llevar el registro de la jornada.

¿Afecta el registro horario a los autónomos?

Llegados a este punto conviene hacer una puntualización. Cuando hablamos de la totalidad de trabajadores, nos referimos únicamente a trabajadores por cuenta ajena (asalariados) y no por cuenta propia (autónomos). Estos últimos no están obligados a llevar un registro de sus horas de trabajo.

La única obligación que tiene el autónomo de realizar este registro es cuando tiene algún trabajador a su cargo. Pues, en este caso, ese trabajador sí sería asalariado y como el resto debería llevar un control.

¿Está obligación tiene algún perjuicio al trabajador?

Esta medida no tiene ningún perjuicio para el empleado, aunque una sentencia de la Audiencia Nacional ha declarado procedente la práctica consistente en descontar de la nómina los retrasos en la entrada, según el registro del fichaje laboral.

¿Cómo denunciar que se falsea el registro de la jornada?

En caso de que un empleado considere que su empresa está cometiendo algún fraude, no le queda otra que interponer una denuncia ante la Inspección de Trabajo, que se personará en la compañía para corroborar la denuncia. Este mecanismo es completamente anónimo.

Pese a lo detallado del Real Decreto, no son pocas las empresas que tratan de buscar las rendijas para no registrar la totalidad de las horas de sus empleados. De hecho, en Extremadura los sindicatos denunciaron que existían muchos casos de horas extras impagadas, una situación que tampoco había sido atajada por la Inspección de Trabajo.

No obstante, estas denuncias también se aplican a los trabajadores. Así, el Estatuto de los Trabajadores recoge que los empelados «podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable».

Sin embargo, dado que el trabajador no tiene responsabilidad ante la ley respecto al registro horario que lleve su empresa, no existen multas ni prefijadas para estos casos, ya que las sanciones de empleo y sueldo están determinadas únicamente por el convenio colectivo de aplicación según el sector en que la empresa realiza su actividad.

De forma resumida, las infracciones graves se sancionan con multa, que alcanza:

• En su grado mínimo, de 625 a 1250 euros.
• En su grado medio, de 1251 a 3125 euros.
• En su grado máximo, de 3126 a 6250 euros.

Por su parte, las infracciones muy graves se sancionan con multa de:

• En su grado mínimo, de 6251 a 25 000 euros.
• En su grado medio, de 25 001 a 100 005 euros.
• En su grado máximo, de 100 006 a 187 515 euros.